La adaptación al DeCA ya forma parte del día a día del sector. La normativa entró en vigor, las empresas ajustaron sus procesos y las consultas sobre cómo cumplirla han bajado notablemente. Con ese capítulo cerrado, muchas empresas de distribución se preguntan qué más les queda por digitalizar en el reparto.

La propia adaptación dio algunas pistas. Al revisar sus procesos para cumplir la normativa, muchos equipos se dieron cuenta de que el documento de control era solo uno de los puntos de fricción del día a día. Quedaban otros: la falta de visibilidad en ruta, la planificación manual, el cierre de jornada con albaranes en papel y la dependencia de personas concretas para que la operativa funcione.

La caja negra del reparto

El primero de esos puntos de fricción aparece en cuanto los vehículos salen a ruta. En muchas distribuidoras, a partir de ese momento la información se pierde y el equipo de oficina trabaja con lo que le llega por teléfono o por WhatsApp. Si un cliente pregunta por su pedido, alguien tiene que localizar al conductor. Si surge una incidencia (el receptor no está, la dirección es errónea o el acceso tiene restricciones), la noticia llega con retraso y sin registro formal.

El resultado son errores difíciles de acreditar, reclamaciones sin respuesta documentada y una gestión reactiva que se acumula jornada tras jornada.

Planificación sin papel y sin dependencias

Pero el problema suele empezar antes, cuando el camión todavía no ha salido. En muchas empresas, la planificación de rutas vive en la cabeza de una persona: es quien sabe qué cliente tiene acceso restringido, qué vehículo puede cargar qué peso y qué pedidos hay que priorizar. Si esa persona falta, la operativa se complica.

Para evitarlo existen plataformas como Logístiko, un software de logística para distribuidores B2B de distribución capilar que traslada ese conocimiento al sistema. Así, la asignación de rutas se hace con visibilidad de carga, restricciones y horarios desde un panel al que tiene acceso cualquier miembro del equipo. Los pedidos de última hora se incorporan sin deshacer la planificación, y el día siguiente se puede preparar con antelación, independientemente de quién esté disponible.

De este modo, las vacaciones, las bajas y la rotación dejan de condicionar la operativa.

Información en tiempo real para toda la empresa

Una vez los vehículos están en ruta, la plataforma resuelve también la falta de visibilidad. Cualquier persona de la empresa (almacén, administración, comercial o atención al cliente) puede ver cómo van las entregas en el panel, sin tener que preguntar a nadie. Si surge una incidencia, el conductor la registra en la app con una foto, una nota y la ubicación, y en la oficina se enteran en ese mismo momento. Y si un cliente llama para preguntar por su pedido, la respuesta ya está en pantalla.

Al terminar el día, toda la información ya está en el sistema, sin necesidad de esperar a que vuelvan los albaranes en papel para saber cómo ha ido la jornada.

El albarán digital y el cierre de jornada

Ese cierre de jornada es, precisamente, otro de los puntos críticos. Recoger los albaranes firmados, escanearlos e incorporarlos al ERP es uno de los procesos más lentos y propensos a errores de la distribución. Con el albarán digital, en cambio, cada entrega queda registrada en el momento (firma del receptor, geolocalización y marca temporal) y el documento está disponible de forma inmediata en el sistema.

Además, ese mismo registro cubre los requisitos del DeCA, sirve como justificante frente al cliente y alimenta la facturación, sin pasos adicionales.

Qué queda pendiente en muchas empresas

En definitiva, el DeCA empujó a una parte del sector a dar el primer paso hacia la digitalización del reparto. Sin embargo, la mayoría de las herramientas adoptadas para cumplir con la normativa no cubren el resto de la operativa: la visibilidad en ruta, la planificación con datos, la gestión de incidencias o la integración con el ERP.

Las empresas que están avanzando en esa dirección trabajan con plataformas que integran todo el flujo, desde la planificación hasta la firma del cliente, con la información disponible para todos los equipos y sin depender de personas concretas para que el sistema funcione.

Ahora que el DeCA ya no aprieta, es un buen momento para revisar en qué punto está cada una de esas piezas.