En estas líneas voy a intentar explicar lo que significa el “número mágico”. Esta denominación es particular, no lo vais a encontrar como tal en ningún sitio, aunque sí el concepto. Es absolutamente imposible resumir en un par de páginas el trabajo que os quiero mostrar, así que mi simple objetivo es esbozaros el concepto y apuntar lo que sería una tarea posterior de análisis y cálculo. Muchas de las cosas que aquí se exponen, por lo tanto, no son verdades absolutas, tendrían muchos matices y aplicarlas a cada caso particular de vuestros negocios debería tener un tratamiento diferenciado y particular. Pero vayamos ya a dar esa idea general.

Entendemos el número mágico -pueden ser más de uno- como aquel que me marca el límite por debajo del cual no pueden estar mis ingresos. Sería entonces el “precio” mínimo a partir del cual yo le aplicaría un margen (mi beneficio). O sea, un “umbral de rentabilidad”. Al menos su conocimiento es muy conveniente, aunque luego se respete más o menos. Con una contabilidad ordenada el cálculo sería más o menos sencillo. Si no se calcula bien o parte de números no reales o bien porque no se lleva bien la administración, es mejor no calcularlo, porque para tomar decisiones erróneas es mejor no hacer nada.

Lo primero que haremos es coger todos los costes en los que incurrimos por el hecho de desarrollar nuestra actividad, durante un tiempo suficientemente representativo (puede ser un año perfectamente). Aquí es donde empezamos a decir que no nos podemos extender en un artículo, habría que analizar muy bien todos los importes. Sólo voy a decir una cosa. Los salarios están incluidos, así como el resto de los gastos de personal. Esto incluye el nuestro. Nosotros tenemos que ponernos un sueldo y que éste forme parte de nuestros costes. Otra cosa es la forma de materializarlo.

Si somos autónomos, pues por ejemplo 1,5 veces el SMI, o lo que sea coherente. Nuestro tiempo debe estar incluido en este cálculo, aunque seamos autónomos. Otros costes como los combustibles y la amortización del vehículo (o cuota de arrendamiento) deberán también figurar, sin olvidarnos de otros menores. Según cálculos del “Observatorio de costes del transporte de mercancía por carretera”, publicado por el MITMA en enero de 2022, aproximadamente un 90% de nuestros costes se van en gastos de personal y gastos imputables al vehículo, especialmente combustible. Serían los costes directos, pero ahora no vamos a entrar en esa diferenciación por falta de espacio. Habría que incluir el resto también, si pagamos un alquiler por un local o un seguro, o los consumos de energía. En una palabra, todo. Sin olvidos.

Imaginemos que llegamos a una cifra de 125.000 euros/año. Cuando lleguemos a este total, lo vamos a convertir en un número relativo unitario. Me explico: consideraremos el número de kilómetros a realizar en un año (o el que sea el período cogido para los cálculos de los costes). También lo podemos hacer con las horas efectivamente trabajadas (por eso decía que podía haber más de un número mágico). Por ejemplo, 150.000 Kms/año y 1.800 horas/año respectivamente. Estos dos ratios o medidas deben ser exactos. Esto nos daría dos números mágicos, resultantes de dividir los costes entre estas dos ratios. En nuestro ejemplo, tendríamos los números mágicos estándares de 0,83 €/Km. y de 69,44 €/hora.  He aquí nuestros dos números mágicos en nuestro simple ejemplo.

Vamos a quedarnos de momento con uno de ellos, el de los kilómetros (0,83 €/km). Muy claro, si mis cálculos están bien y he tenido todo muy bien en cuenta, si yo al cabo de un mes veo que he facturado a mis clientes, por ejemplo, 10.125 € (sin IVA) y he hecho 14.259 kilómetros, habré perdido dinero, porque sale a 0,71 €/Km. Aunque facturemos con otra medida o unidad a los clientes (por ejemplo, cubicaje, o número de paquetes), nuestro cálculo es interno, no importa que no sea la unidad de facturación, el caso es que partimos de los 10.125 € ingresados realmente. Naturalmente, si a este cálculo lo complementamos con el del otro número mágico, el basado en las horas, mejor que mejor, porque podremos sacar más conclusiones. En este caso serían las mismas, podéis calcularlo y saldría 67,5 €/hora (recordad que es un mes, o sea, 150 horas), también por debajo.

Hasta aquí todos los cálculos teóricos, pero conviene destacar que, además, tendremos varias tareas adicionales a realizar:

• Establecer un llamado “markup”, es decir, un coeficiente sobre el número. Por ejemplo, 1,2 veces. Sería nuestro margen. Así por ejemplo, sabríamos que nuestra facturación debería ser equivalente a la aplicación de este coeficiente para tener ese margen. Nuestro número no es una tarifa mínima oficial, pero sí que es nuestro umbral mínimo de rentabilidad, internamente es nuestro "punto muerto”, a partir del cual comenzamos a ganar dinero.
• Debemos analizar nuestra competitividad, porque queda muy bien saber cuánto gano, pero la realidad es que el mercado es durísimo. ¡Qué os voy a contar en las circunstancias actuales! Si rebajamos algún tipo de coste podremos repercutir ese ahorro -o parte del mismo- a nuestros clientes, al poder rebajar nuestro número mágico.
• Tener claro si en un período de tiempo o por conseguir una actividad o un contrato superior, puedo permitirme el lujo de ingresar por debajo del número mágico. Éste no deja de ser una información muy útil para gestionar nuestro negocio, para tomar decisiones coherentes y evitar sorpresas.
• Vigilar constantemente nuestras tasas de rendimiento. En nuestros ejemplos, el número de kilómetros y el número de horas anuales. Si cambian mucho sobre el estándar escogido para el cálculo, tendríamos que rehacerlo. Los números mágicos deberían ser algo variables en función de la evolución del negocio. Y pueden compensarse mientras el total salga bien, entre clientes, diferentes tipos de servicio, la competencia que haya en un momento dado, etc.
• Por último, seguimiento constante y actualización de nuestros indicadores. Si adquirimos un nuevo vehículo, si contratamos a alguien, o si cambiamos nuestra sistemática de facturación, todo requiere tener estos cálculos al día y que nos sirvan para la gestión de nuestro negocio. No somos esclavos de los números, simplemente nos ofrecen una valiosa información. Deberíamos conocer siempre, de forma permanente nuestros números mágicos reales y compararlos con nuestros estándares.Si no se hace seguimiento, el cálculo se quedará probablemente anticuado. Como mínimo deberíamos tener, en nuestro ejemplo, con carácter mensual: número real de horas trabajadas, número real de kilómetros efectuados, costes totales reales y facturación en euros. La clave del análisis de la actividad del negocio estará en estos cuatro indicadores, como punto de partida para profundizar más si es necesario. Aquí hemos visto un simple ejemplo no real para mostrar los conceptos básicos. En la vida real, seguro que habría que profundizar y matizar más, así como adaptarnos a cada caso.

Y al hilo del último párrafo viene una novedad importante, para los que hayáis sido capaces de leer hasta aquí. Con este cálculo -bien soportado y documentado- cumpliríamos la ley en cuanto a tener calculados nuestros costes, por debajo de los cuales no debemos facturar. Recordad aquello de que “el transportista efectivo deberá percibir un precio por su servicio que cubra el total de costes efectivos individuales en los que haya incurrido para su prestación y que es el propio transportista quien los debe probar” (Manuel Perezcarro Martín, secretario general de Froet, en otro blog de este mismo medio, publicado el 1 de septiembre de 2022, explicando la nueva normativa). Esta afirmación, como todas en derecho, tiene sus matices, pero en todo caso es un cálculo que, a mi juicio, no nos debería obligar nadie a conocer. Se trata de mi negocio, de mi vida, lo que me cuesta salir a la carretera cada vez que lo hago. Pero si de paso cumplo con la ley, pues mejor. Así se dice en el Artículo 10 bis del  Real Decreto-ley 14/2022, de 1 de agosto “El precio y los gastos relacionados con el transporte deberán cubrir el total de costes efectivos individuales incurridos o asumidos por el porteador para su prestación”. Pablo Guindo también lo señala en su artículo del 2 de agosto de 2022 titulado “Cada transportista deberá justificar sus costes para ser amparado por la nueva Ley de Cadena del Transporte”.

Me despido de vosotros con estas líneas queriendo destacar mi intención absolutamente constructiva. Muchas gracias por vuestra atención. Sé que os habré generado muchas dudas e inquietudes. La paradoja es que este número del cual hemos hablado y calculado un simple ejemplo no tiene nada de mágico, es la cruda realidad, es el listón que debemos superar en nuestro día a día de trabajo, gracias a nuestro esfuerzo. Tendréis que valorar hasta qué punto os compensa realizar este cálculo y ayudarse de un profesional que lo haga con garantías -para esta persona no debería ser muy complicado si le explicáis bien vuestros costes, de manera documentada-, así como su seguimiento. Aquí tenéis un correo electrónico donde podría atender vuestras dudas básicas sobre el artículo (Pablo.laguna@jelapa.com)