Salir a vender fuera de la Unión Europea es un salto lógico para muchas pymes... pero también es el momento en el que aparecen retrasos, costes "sorpresa" y clientes enfadados.  La mayoría de problemas no tienen que ver con el producto, sino con la logística: documentación incompleta, Incoterms mal elegidos, mala planificación del transporte, etc. 

A continuación, repasamos algunos de los errores más habituales que cometen las pymes cuando empiezan a exportar fuera de la UE, y cómo evitarlos apoyándote en un transitario internacional con experiencia como XGL Logístics y sus servicios de transporte marítimo internacional, transporte aéreo y transporte terrestre de mercancías.

1. Pensar que exportar fuera de la UE es "casi lo mismo" que vender dentro

Dentro de la UE, muchas empresas se han acostumbrado a enviar palets como si fueran "paquetes grandes": sin aduanas, sin aranceles y con muy poca fricción. Cuando dan el salto a países como México, Emiratos o Reino Unido, siguen actuando igual... y ahí empieza el problema.

Errores típicos:

• No considerar tiempos adicionales de despacho de aduanas.
• No prever posibles inspecciones ni documentación extra.
• No adaptar etiquetado, embalaje o certificados a normativa de destino.

Cómo evitarlo

Antes del primer envío, es clave sentarse con un operador logístico internacional que revise país por país qué documentación y requisitos se van a exigir. Los servicios de logística internacional de XGL incluyen ese acompañamiento inicial: revisión de requisitos, recomendaciones de rutas y planificación de plazos realistas, para que la pyme no prometa a su cliente algo imposible de cumplir.

2. Aceptar Incoterms que no entiende (porque “lo pide el cliente”)

Otro clásico: el cliente extranjero propone unas condiciones tipo CIF, DAP o incluso DDP, y la pyme las acepta sin tener claro qué está asumiendo exactamente.

Consecuencias habituales:

• La empresa se hace responsable de riesgos y costes que no había presupuestado.
• No queda claro quién contrata el seguro ni quién responde ante incidencias.
• Se genera confusión sobre en qué punto se considera entregada la mercancía.

Mejor enfoque

Antes de firmar nada, conviene revisar alternativas de Incoterms con un transitario internacional de confianza. Por ejemplo, los equipos de XGL Logistics ayudan a las pymes a analizar:

• qué Incoterm encaja mejor con su operativa,
• qué responsabilidades asumen en cada caso,
• y cómo se traduce eso en coste, riesgo y control de la operación.

Así, la decisión se toma con información, no solo “para quedar bien con el cliente”.

3. Subestimar la importancia de la documentación aduanera

En exportación fuera de la UE, la documentación ya no es un papel que va “por cortesía” junto al palet; es el corazón de la operación. Un pequeño error en la factura comercial, en la clasificación arancelaria o en los certificados puede bloquear toda la expedición.

Errores recurrentes:

• Facturas sin datos completos de exportador/importador.
• Descripciones de mercancía demasiado genéricas.
• Partidas arancelarias incorrectas (o escogidas “a ojo”).
• Olvidar certificados de origen, sanitarios, fitosanitarios o de conformidad.

Cómo ayuda un operador logístico

Un buen operador logístico con servicios de aduanas y depósito aduanero, como XGL, puede:

• revisar tus facturas y packing lists,
• ayudarte a definir la clasificación arancelaria adecuada,
• gestionar certificados de origen y coordinación con la aduana,
• y, si lo necesitas, usar un depósito aduanero y ADT para tener más flexibilidad con pagos de impuestos y movimientos de mercancía.

Para la pyme, esto se traduce en menos bloqueos, menos sorpresas y más previsibilidad.

4. Elegir mal el modo de transporte (y la combinación de rutas)

Cuando una empresa empieza a exportar, suele elegir transporte solo por precio o solo por rapidez, sin valorar el conjunto de la cadena. Por ejemplo, puede pedir siempre transporte aéreo cuando un servicio de grupaje marítimo internacional sería suficiente, o al revés.

Problemas típicos:

• Costes disparados por usar avión cuando no es necesario.
• Tiempos de tránsito demasiado largos por elegir siempre la opción más barata.
• Falta de coherencia entre transporte terrestre, marítimo y aéreo.

Enfoque más profesional

Lo ideal es trabajar con un operador de transporte multimodal que diseñe la solución según tu producto, tu plazo y tu volumen. Los servicios de transporte marítimo internacional y transporte aéreo de XGL permiten:

• combinar groupage marítimo (LCL) con contenedor completo (FCL) según la fase del negocio,
• apoyar campañas o urgencias puntuales con envíos aéreos,
• y conectar todo con transporte terrestre de mercancías que se coordine con los cut-offs de puerto y aeropuerto.

Así se evita tanto el “voy siempre por avión” como el “todo por mar aunque llegue tarde”.

5. No valorar riesgos específicos: mercancías peligrosas, químico, etc.

Hay sectores (químico, pinturas, baterías, determinados productos industriales…) donde la mercancía puede considerarse peligrosa según ADR, IMDG o IATA. Muchas pymes desconocen esto y tratan de enviar el producto como si fuera carga estándar.

Qué puede pasar:

• Rechazo de la mercancía en terminal o barco.
• Multas por incumplir normativa.
• Riesgos de seguridad para la cadena logística.

La diferencia de trabajar con especialistas

Si tu mercancía entra en alguna clase de mercancía peligrosa, es crítico contar con un operador especializado en transporte de mercancías peligrosas. XGL, por ejemplo, dispone de:

• equipos formados en ADR, IMDG e IATA,
• almacenes APQ y soluciones de logística para el sector químico,
• y procedimientos específicos para documentación, etiquetado y embalaje.

Esto permite a la pyme seguir vendiendo con seguridad y cumplir con la normativa en cada eslabón de la cadena.

6. No tener visibilidad de lo que pasa después de que sale el camión

Muchas pymes dan el paso a la exportación pero siguen gestionando la información por WhatsApp, llamadas y correos sueltos. Cuando hay varias expediciones en marcha (o varios países), es fácil perder el control.

Síntomas:

• Nadie tiene una foto clara de qué pedidos están en tránsito y cuáles ya se entregaron.
• Se repiten las mismas preguntas: “¿dónde va el contenedor?”, “¿me mandas el BL?”, “¿qué día llega a destino?”.
• Se pierden documentos importantes en hilos de correo.

Solución: visibilidad y plataforma

Los operadores que apuestan por la tecnología ofrecen plataformas de seguimiento en tiempo real. En el caso de XGL Logistics, la plataforma MyXGL permite:

• ver el estado de tus envíos de transporte marítimo, aéreo y terrestre en un mismo panel,
• descargar documentación clave (BL, facturas, DUA, etc.),
• consultar hitos y tiempos estimados de llegada,
• y analizar indicadores básicos (retrasos, incidencias, etc.).

Para una pyme que empieza a exportar, tener esta visibilidad marca la diferencia entre “ir apagando fuegos” y gestionar la internacionalización con cabeza.

7. Ir envío a envío, en lugar de diseñar una estrategia de exportación

Por último, muchas empresas ven cada exportación como un “proyecto” aislado: cada vez piden precio desde cero, cambian de transitario continuamente y no se sientan a revisar resultados.

Esto provoca:

• falta de estandarización en procesos internos,
• imposibilidad de negociar mejores condiciones a medio plazo,
• más errores repetidos una y otra vez.

Cómo evolucionar

La clave es pasar de la improvisación a un modelo de colaboración con un operador logístico internacional estable. Trabajar con empresas como XGL permite:

• definir frecuencias, rutas y puertos preferentes,
• estandarizar documentación y plantillas,
• revisar periódicamente costes, niveles de servicio e incidencias,
• y planificar la expansión a nuevos mercados (México, LATAM, Golfo, etc.) con alguien que ya opera allí.

Checklist rápido para la pyme que quiere empezar a exportar

Antes de lanzar tu primera exportación fuera de la UE, revisa:

1. ¿Has hablado con un transitario internacional para validar país, ruta y requisitos?
2. ¿Tienes clara la diferencia entre los Incoterms que estás barajando?
3. ¿Está toda la documentación (facturas, packing list, certificados) revisada y coherente?
4. ¿Has elegido el modo de transporte (marítimo, aéreo, terrestre) en función de plazo, coste y riesgo, no solo por precio?
5. ¿Tu producto es o contiene mercancía peligrosa? Si sí, ¿trabajas con un operador especializado en mercancías peligrosas?
6. ¿Tienes una herramienta o portal para seguir tus envíos y tus documentos?
7. ¿Estás pensando en una estrategia de exportación a 6–12 meses, o solo en el envío de esta semana?

Responder a estas preguntas —y apoyarte en servicios de logística internacional, transporte marítimo, aéreo y terrestre y soluciones aduaneras como las de XGL Logistics— te ayudará a evitar la mayoría de errores y a que ese primer paso fuera de la UE sea el inicio de una expansión sólida, y no una colección de sustos.