El combustible continúa siendo una de las partidas más relevantes —y a la vez más complejas de controlar— para las flotas de transporte. Miles de transacciones, tickets en papel o fotografías poco legibles, conciliaciones tardías y discrepancias entre litros repostados y kilómetros recorridos siguen generando sobrecostes, ineficiencias y un riesgo real de fraude. A este escenario se suma un contexto regulatorio cada vez más exigente, donde la trazabilidad del dato y la fiabilidad de la información ya son requisitos clave para trabajar con grandes clientes y afrontar el reporting de sostenibilidad.

En este contexto, Gesinflot ha lanzado una nueva funcionalidad en colaboración con Fleevo.io que unifica en un único flujo la gestión del combustible y del gasto energético, la digitalización y control de tickets de repostaje, la detección de fraude y anomalías, y la generación de evidencias y reporting "audit-ready" orientado a CSRD y ESRS.

Fleevo aporta a la solución una capa de protección y optimización del gasto basada en analítica avanzada e inteligencia artificial, diseñada para detectar comportamientos anómalos, prevenir el uso indebido de tarjetas y automatizar los procesos de compliance.

Del ticket al dato fiable

Según explican ambas compañías, el principal problema del ticket de repostaje no es su formato físico, sino el tiempo que tarda en convertirse en un dato fiable y explotable. En muchos casos, cuando esa información se consolida, ya es demasiado tarde para corregir desviaciones: el sobrecoste ya se ha producido.

La nueva funcionalidad busca transformar cada repostaje en un evento controlado, verificable y trazable desde el origen, conectando la transacción con el vehículo, el conductor, el contexto operativo, el periodo y el centro de coste. El objetivo es reducir la conciliación manual y ganar control en tiempo real, sin renunciar al análisis posterior.

Funcionalidades clave

En la práctica, la solución incluye la centralización y digitalización de tickets de repostaje, que quedan registrados de forma estructurada y unificados por vehículo, conductor, ruta o servicio y periodo. Toda la información queda disponible como evidencia para auditorías internas y externas, con trazabilidad completa sobre quién reposta, cuándo, dónde y por qué importe.

La conciliación se automatiza, minimizando el uso de hojas de cálculo y permitiendo detectar incoherencias habituales como duplicidades, importes atípicos o frecuencias de repostaje anómalas. El sistema genera alertas cuando una transacción se sale de la política definida o del comportamiento esperado.

Uno de los pilares de la nueva funcionalidad es la prevención del fraude y de las anomalías operativas. En flotas de gran volumen, explican desde Gesinflot y Fleevo, el fraude rara vez es evidente: suele ser pequeño, recurrente y difícil de identificar sin herramientas adecuadas. La analítica integrada permite detectar usos indebidos, desviaciones por conductor o transacciones que no encajan con la operativa real, acelerando la investigación y reduciendo las fugas de gasto.

Como resumen, ambas compañías destacan que la prevención absoluta no existe, pero que reducir el tiempo hasta la detección es lo que marca la diferencia en el resultado económico y en la calidad del dato para la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.