Los transportistas saben desde hace meses que la digitalización del documento de control administrativo exigible será obligatoriamente digital a partir del próximo 5 de octubre. Pero persisten dudas sobre las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos. Esas dudas ha querido resolver el Ministerio de Transportes con una orden publicada este vierens en el Boletín Oficial del Estado (se puede leer aquí) donde también se especifica que estos documentos digitales de control son exigibles en el transporte nacional, "que tienen su origen y destino dentro del territorio del Estado español, discurriendo como regla general íntegramente dentro de éste, si bien, por razón de sus rutas y en régimen de transporte multimodal podrán atravesar aguas o espacios aéreos no pertenecientes a la soberanía española". Esta definición incluye el cabotaje.
Las aplicaciones informáticas utilizadas deberán transformar los datos de los documentos de control administrativo (el lugar de origen y de destino, el peso y la naturaleza de la carga y, en general todo lo que viene detallado en esta orden de 2012) en un fichero electrónico en cuanto sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. Se generará así un documento electrónico de control administrativo (DeCA). Los ficheros electrónicos se almacenarán en un repositorio accesible por los agentes de control durante el transporte en los controles de carretera. Cada fichero electrónico almacenado tendrá una dirección web única y específica (una URL).
Por lo que respecta a los DeCA, el formato del fichero será un PDF y se generará a partir de los datos estructurados contenidos en las aplicaciones informáticas. El Ministerio en un comunicado explica que no serán válidos los ficheros obtenidos a partir del escaneo. Los ficheros electrónicos generados deberán incluir en el propio PDF un código QR que contenga la URL de descarga. La URL deberá permitir que el DeCA sea accesible a toda persona habilitada para ello. Los agentes deben poder consultar el fichero PDF almacenado en el repositorio mediante una llamada de la URL, que debe producir la descarga directa del fichero electrónico. Una vez finalizado el servicio de transporte, se podrá desactivar la opción de descarga.
En el caso de una modificación o actualización del DeCA durante la realización del servicio, o bien se generará un nuevo fichero electrónico, un nuevo PDF con un nuevo código QR, o bien se modificará el fichero existente, añadiendo los nuevos datos en el PDF y el motivo del cambio (el código QR existente seguirá siendo válido). En un mismo DeCA se podrán consignar varios servicios siempre que, en el transporte público de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos.
Para explicar a los operadores paso a paso cómo han de generar su DeCA, Transportes organiza una jornada web de dos horas a la que los transportistas pueden apuntarse en tres fechas diferentes: 24 y 29 de junio y 1 de julio, en horario 10:00 a 12:00. Los interesados deben inscribirse aquí.
Próximos pasos
Transportes explica que esta digitalización del documento de control administrativo es una primera fase que "permitirá sustituir los procedimientos basados en papel por sistemas electrónicos más ágiles, más seguros y eficientes" y con la que las empresas estarán mejor preparadas para dar el salto hacia la digitalización a nivel europeo que establece el reglamento eFTI, opcional para la empresas y que no todos los países aceptan todavía. "Este reglamento establece un intercambio de información basado en datos, no en documentos, y representa un salto cualitativo importante", defiende el Ministerio.
